La lettre commerciale
Introduction
Voici quelques indications sur la forme de la lettre professionnelle en anglais. Elle convient à la fois pour les anglophones britanniques et américains.
L'adresse de l'expéditeur se place en haut à droite, à moins qu'il n'y ait un en-tête déjà imprimé sur la feuille de papier. On met le nom de la société mais non pas son nom à soi. L'adresse peut être alignée à droite ou sur une ligne imaginaire à peu près à 25% de la distance de la marge de droite.
L'adresse du destinataire se place juste en dessous à gauche. On peut mettre le nom du destinataire ainsi que sa fonction, si on les connaît.
Ensuite, on met la date ; elle doit être placée à peu près à 33% de la distance de la marge de droite. D'ordinaire, on écrit la date de la façon suivante : le mois écrit comme un mot (n'oubliez pas la majuscule), le jour (sans st, nd, rd, ni th), puis une virgule suivie de l'année. Donc March 17, 2001, par exemple. Il est également possible d'écrire : 17 March 2001. N'écrivez pas le nom de votre ville ici.
Si vous avez un numéro de référence ou une autre référence, vous le mettez ensuite, aligné à gauche, après les mots : Your reference ou Our reference ou tout simplement Re.:. Vous pouvez le souligner s'il est important.
Ensuite vient le début de lettre. On emploie toujours le mot Dear (cher, chère) suivi du titre de la personne et de son nom de famille : par exemple, Dear Mr Smith (en général, on ne met pas de point après Mr, Mrs et tout titre dont l'abréviation se termine par la même lettre que le mot entier : Mr et Mister se terminent d'un R). Si on ne les connaît pas, on écrit Dear Sir or Madam à moins que l'on ne connaisse le sexe de la personne — dans ce cas, c'est Dear Sir ou Dear Madam. L'ordre Sir, suivi de Madam, ne varie jamais.
Quant au texte de la lettre, il y a deux possibilités. Le plus courant est d'aligner les paragraphes à gauche sans alinéas, mais en laissant une ligne en blanc entre les paragraphes, soit on emploie des alinéas — dans ce cas il n'est pas nécessaire de mettre une ligne en blanc entre les paragraphes.
A la fin de la lettre, on écrit Yours sincerely si l'on a commencé avec le nom de la personne, mais si la lettre est adressé à Dear Sir or Madam, on doit la terminer par Yours faithfully. Toute autre formule devrait être évitée. On laisse quelques lignes en blanc pour sa signature, puis on écrit son nom suivi d'une virgule et sur la ligne suivante, on met sa position (ex. Managing Director).
Une Société S.A.R.L.,
4, rue de la Société,
75001 Paris,
France.
Mr Peter Smith,
Sales Manager,
English Company Plc.,
77, High Street,
London WC1,
Royaume-Uni.
Reference: order no. 331
Dear Mr Smith,
With regard to your letter of March 4, 2001, we are pleased to inform you that the product you ordered will be soon available. We shall forward it to you by the end of the month at the latest.
We would like to thank you for the confidence you have shown in our company and to express to you our gratitude for the patience you have shown with us during the difficulties we have recently been experiencing.
Yours sincerely,
Françoise Martin,
Marketing Manager
(Directeur commercial)
Une Société S.A.R.L.,
4, rue de la Société,
75001 Paris,
France.
English Company Plc.,
77, High Street,
London WC1,
Royaume-Uni.
Reference: order no. 331
Dear Sir or Madam,
With regard to your letter of March 4, 2001, we are pleased to inform you that the product you ordered will be soon available. We shall forward it to you by the end of the month at the latest.
We would like to thank you for the confidence you have shown in our company and to express to you our gratitude for the patience you have shown with us during the difficulties we have recently been experiencing.
Yours faithfully,
Françoise Martin,
Marketing Manager
(Directeur commercial)
